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山东济发物业实现多区域物业统一敏捷管理

来源:未知 编辑:admin 时间:2019/05/27

  济发物业作为山东省最大的物业管理公司,管理物业项目涵盖机关办公楼、商务写字搂、住宅小区、学校学府、医院等多种业态,管理项目遍布山东省及全国。如滕州市政务中心、山东省管理学院、济南市第三人民医院、戎凯苑小区、济南国际会展中心等六类百余家客户。

  济发物业有员工600多人,管理着3700多名劳务派遣工作人员,如社区安保人员、保洁员、维修人员等。济发物业采用集中和权限下放相结合的管理方式。首先将客户按区域划分,再由总部指派区域经理,将这些划分在同一区域的客户分配给一名区域经理进行管理。根据业主的需求和项目的大小,平均每个客户大约分配20多名工作人员。例如1名区域经理管理着5个物业项目,直接管理100多名,分散在各物业项目中的工作人员,管理难度可见一斑。

  济发物业面对日渐增多的客户,其传统的管理方式已无法适应客户的需求和现代化物业的管理服务要求。更无法解决在管理中遇到的客户分散、业主需求各不相同、区域经理管辖区域大等现实问题。其主要问题可归纳为以下4个方面。

  问题一、 各区域经理每天要通过邮件上报当天所管辖的物业管理数据,这些数据都是使用Excel从各物业汇总而来。因此存在数据格式不统一、数据不准确、数据汇总延误、Excel损坏无法打开等各种问题。很难对数据进行实时统计,给管理工作带来很烦。

  问题二、 员工分散到全国范围内的各物业项目中。企业对员工培训、到岗情况、人员调配、下达企业通知等缺少有效方法,效率低。

  随着互联网技术和企业信息化的迅速普及,给传统的物业管理企业带来巨大的冲击,网络化、智能化的管理服务正在成为物业管理的基础。济发物业不可避免的面临转型,从原来的手工劳动向技术型转变。只有将互联网技术和企业信息化两者相结合,才能提高管理服务水平,也更符合现代物业管理的要求。它是企业竞争制胜的关键。济发物业深刻的认识到信息化管理对企业的重要。为此,济发物业制定了为期3年的企业信息化发展计划,使用魔方网表作为企业信息化平台,构建企业的各类应用系统,逐步实现企业的全面数字化管理。目前已经完成初期阶段的计划。济发物业的一名管理干部,从开始学习魔方网表、整理业务需求到正式构建应用系统,利用2个多月的时间,开发出了一套物业管理系统。经过1年多不断的调整完善,物业管理系统已完全能够满足业务需求和变化。这期间,这名管理干部又使用魔方网表相继开发了数据分析、人力资源管理、财务审核管理、行政管理、分公司管理、项目管理等系统。其中开发完成的功能模块,已在企业内投入使用。济发物业的信息化初期建设已经取得了非常理想的效果,企业在多方面实现了突破。

  从Excel的管理方式,升级为数据库的管理方式。实现了企业的信息化管理。

  根据物业项目和企业的管理方式,通过新的管理系统,规范了工作流程,实现了阿米巴的量化的赋权管理模式。

  在管理系统的使用方面,企业或用户可以通过电脑和手机等多终端设备登陆管理系统进行作。如提交维修需求、追踪维修进度、数据上报等。

  目前,济发物业的信息化实施正式进入第一阶段,这阶段完成后将实现更智能化的物业管理和更高效率的企业管理。例如企业内部将使用OA系统,实现了无纸化办公。物业项目通过项目管理系统进行分类管理。人事部门通过魔方网表平台对各地方的员工进行培训、考核和考勤管理。财务部门通过财务审核对设备的采购、仓储、物业收费等情况进行管理。全国各地的员工通过行政管理系统,随时获知总公司发布的公告和公文。魔方网表具有丰富的权限管理功能,各地方分公司根据不同的权限,访问平台并作,实现了跨地域的管理。企业管理者通过数据分析,获得运营数据并进行决策。客户更可以使用济发物业的管理平台进行查询等作。

  下面重点介绍济发的物业管理系统,这套管理系统融入了济发多年的物业管理经验,其最大的特点是将分散在全国各地的分公司和物业项目,集中在魔方网表信息化平台进行统一管理。总公司实时掌握各地区工作人员上报的各种数据,通过管理系统进行决策下达。该系统由房产管理、物业项目管理、物业管理部、财务管理、行政管理、考勤管理等主要功能模块构成。

  房产管理主要是记录房屋类别和房屋的详细信息等。这些系信息实现了在线化的数据库管理,工作人员不受地理限制,只要连上网络就可以随时通过系统快速的查到房屋的状态、房屋照片等信息。提高了信息的获取便捷和准确。

  物业项目管理模块是记录各物业名称和业委会的信息资料、资产物料工具耗材和员工考勤等。帮助济发物业协调与各业委会之间的联系和工作。资产物料工具和耗材的使用情况的在线化,使得公司财务、行政等部门可实时了解各物业的资产物料工具和耗材数据,进行及时的调配补充等。提高了物业项目的维护效率。

  物业管理部的工作是负责监督各物业的工作,对各物业项目进行品质检查,将发现的问题进行记录、拍照上传到物业管理部系统中。各物业项目的负责人通过品质检查记录表及时发现纠正问题。其次就是对维修流程的审批管理。

  财务管理是财务人员对采购和项目预算进行管理的功能模块。严格控制采购流程等。

  通过物业管理系统,对各地区物业项目和工作人员统一管理、规范业务流程,实现在线数据实时填报。各地区员工获取传递信息等都得到了极大的改善,提高了济发的管理和工作效率。各物业经理通过系统将数据进行上报即可。工作人员使用移动设备,通过管理系统上传工作现场的照片,实现了现场情况实时上报追踪、公司人事对各区域人员到岗情况、调配等实时的管理。通过魔方网表BPM流程管理功能实现流程审批,将企业的业务流程固化在管理系统中,规范企业的业务流程。三期建设全部完成后,济发物业将完全实现数字化和智能化物业管理。

  未来的场景将是下面一幕,某位业主家中的窗户损坏,业主足不出户,使用手机或电脑登陆管理系统填报维修申请,选择维修项目,填写问题描述。还可以上传照片,选择维修时间等。维修材质、价格和维修时长等信息都公开透明。维修申请将通过管理系统和短信方式,提交到物业管理部门,经过确认后,维修订单自动流转到维修部门,确认并安排维修人员后,用户将收到维修确认信息。维修人员通过管理系统申请维修设备,按业主的预定时间上门维修,维修人员通过魔方网表开发的微应用,将维修前后的情况,拍照上传到管理系统中。维修完成后,客户只需在系统中确认维修完成即可。整个过程,避免了工作安排、工作质量不高、工作效率低等问题。又例如,从某个物业项目中抽调安保人员,临时到其它项目中工作等,都只需通过管理平台完成安排。

  这套物业管理系统帮助济发物业形成了制度化、规范化、科学化的管理体系。从而提高了企业员工的整体专业素质和服务水平。解决了企业对人员、设备和资金三方面的管理问题。避免了责任不清、工作各环节的衔接不紧密、执行管理制度不到位、工作效率低等问题。使济发的企业管理实现了质的飞跃。魔方网表是一款一体化的信息管理系统及开发平台。它是无代码开发工具,使用者不需要具备任何IT编程知识,即可快速搭建业务系统。并且还支持灵活快速的调整系统功能的特。济发物业的信息化成功,魔方网表起到了至关重要的作用。

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